Le presenti Condizioni Generali disciplinano l’incarico di gestione dell’immobile conferito dal Proprietario al Property Manager e costituiscono parte integrante del Contratto Breve. 

Per “Contratto Breve” o “Contratto di Gestione Immobile” si intende il contratto principale di gestione firmato tra le Parti.

 

ART. 1 — DEFINIZIONI

1. Unità Immobiliare
   L’immobile indicato nel Contratto Breve.

2. Proprietario
   Il soggetto che possiede l’immobile o ha titolo a concederlo in locazione.

3. Property Manager
   Bellucci & Torelli S.r.l., incaricata della gestione dell’immobile.

4. Conduttore
   L’ospite che soggiorna nell’immobile in base a un contratto di locazione breve, turistica, transitoria o di medio termine.

5. OTA
   Piattaforme di prenotazione online (Airbnb, Booking.com, VRBO, ecc.).

6. Importo della Prenotazione
   Somma totale pagata dal Conduttore al momento della prenotazione.

7. Costo del Soggiorno
   Importo della Prenotazione al netto di:
   – Costi OTA;
   – Spese di Pulizia.

8. Compenso di Gestione
   Il compenso spettante al Property Manager, calcolato in percentuale sul Costo del Soggiorno.
   La misura percentuale è quella indicata nel Contratto Breve.

9. Canone di Locazione
   Importo spettante al Proprietario:
   Canone = Costo del Soggiorno – Compenso di Gestione

10. Locazioni di Medio Termine
    Locazioni di durata superiore a 30 giorni.

11. PMS
    Sistema gestionale utilizzato dal Property Manager.

12. Periodo di Indisponibilità
    Uso personale dell’immobile richiesto dal Proprietario.

13. Avvio Operativo
    Primo check-out effettivo successivo alla pubblicazione dell’annuncio.

14. Condizioni Generali
    Il presente documento.

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ART. 2 — OGGETTO DEL CONTRATTO

Le presenti Condizioni Generali regolano:

• la gestione operativa, amministrativa, commerciale e fiscale dell’immobile;

• la pubblicazione e gestione delle locazioni brevi, turistiche, transitorie e di medio termine;

• la gestione degli ospiti e dei flussi economici correlati.

Il Property Manager opera con autonomia professionale secondo gli standard del Sistema Bellucci & Torelli.

 

ART. 3 — SERVIZI INCLUSI E SERVIZI NON INCLUSI

3.1 Servizi inclusi

Sono inclusi nel Compenso di Gestione:

• creazione, pubblicazione e ottimizzazione annunci OTA;

• pricing dinamico quotidiano;

• messaggistica e supporto ospiti;

• gestione check-in e check-out;

• coordinamento pulizie e biancheria;

• manutenzioni ordinarie entro soglia;

• comunicazioni Alloggiati Web;

• gestione DAC7;

• gestione amministrativa e rendicontazioni tramite PMS.

3.2 Servizi non inclusi

Non sono inclusi:

• ristrutturazioni o opere straordinarie;

• interventi impiantistici;

• arredi o dotazioni extra;

• servizi concierge personalizzati;

• interior design avanzato.

Tali servizi possono essere forniti su preventivo approvato dal Proprietario.

 

ART. 4 — ATTIVITÀ OPERATIVE E MANUTENZIONI

4.1 Attività operative

Il Property Manager cura:

• pulizie, biancheria e amenities;

• ispezioni;

• gestione degli ospiti;

• monitoraggio dotazioni;

• aggiornamento calendari.

4.2 Manutenzioni

Il Property Manager può effettuare interventi fino a €200 + IVA senza autorizzazione preventiva.
Per importi superiori è richiesta autorizzazione, salvo emergenze che compromettano abitabilità, sicurezza o continuità del servizio.

 

ART. 5 — MANDATO DI RAPPRESENTANZA, INCASSO E PAGAMENTI

Il Proprietario conferisce al Property Manager mandato con rappresentanza per:

• stipulare contratti di locazione breve, turistica, transitoria o di medio termine;

• incassare l’Importo della Prenotazione;

• trattenere il Compenso di Gestione;

• pagare fornitori, manutentori e commissioni OTA;

• versare la ritenuta della cedolare secca.

Il Property Manager versa il saldo al Proprietario entro il giorno 16 del mese successivo.

 

ART. 6 — COMPONENTI ECONOMICHE E COSTI

6.1 Calcolo economico

Costo del Soggiorno
= Importo prenotazione – Costi OTA – Spese di Pulizia

Compenso di Gestione
= percentuale indicata nel Contratto Breve

Canone di Locazione (dovuto al Proprietario)
= Costo del Soggiorno – Compenso di Gestione

Il Property Manager non risponde di modifiche unilaterali apportate dalle OTA a commissioni, strutture tariffarie o procedure operative, che restano integralmente a carico del Conduttore e/o del Proprietario a seconda dei casi.

6.2 Costi a carico del Proprietario

Sono a carico del Proprietario:

• utenze e consumi;

• Tari;

• condominio;

• manutenzioni ordinarie e straordinarie;

• servizio fotografico;

• pacchetto acquisti iniziale;

• costi extra approvati;

• costi di ripristino dopo Periodi di Indisponibilità.

 

ART. 7 — CEDOLARE SECCA E ADEMPIMENTI FISCALI

Il Property Manager opera come sostituto d’imposta solo per i Proprietari che dichiarano di voler aderire al regime della cedolare secca ai sensi dell’art. 3 del D.Lgs. 23/2011.

Per tali Proprietari:

• la base imponibile è pari al Canone di Locazione;

• il Property Manager versa, per conto del Proprietario, la ritenuta del 21% come imposta sostitutiva;

• il Proprietario è tenuto a comunicare l’opzione in forma scritta prima dell’Avvio Operativo.

Per i Proprietari che non optano per il regime della cedolare secca, il Property Manager:

• non effettua alcuna ritenuta;

• versa al Proprietario l’importo lordo spettante;

• rimanda il calcolo delle imposte al commercialista di fiducia del Proprietario, che provvederà alla determinazione e liquidazione delle imposte dovute in sede di dichiarazione dei redditi.

In ogni caso, il Proprietario deve fornire tempestivamente al Property Manager tutti i dati necessari — inclusi quelli richiesti dalla normativa DAC7 — per consentire gli adempimenti fiscali e comunicativi previsti dalla legge.

Il Property Manager non assume responsabilità per eventuali errori, omissioni, ritardi o mancate opzioni fiscali imputabili al Proprietario o al suo consulente fiscale. L’inquadramento del Property Manager come sostituto d’imposta o meno avviene in conformità alla normativa tempo per tempo vigente; eventuali modifiche normative future non comportano responsabilità del Property Manager e potranno richiedere un adeguamento operativo senza necessità di modificare le presenti Condizioni Generali.

 

ART. 8 — ESCLUSIVA, DISPONIBILITÀ E PERIODI DI INDISPONIBILITÀ 

8.1 Esclusiva

Per tutta la durata del contratto, il Proprietario:
– non può pubblicare annunci autonomamente;
– non può affidare l’immobile a terzi;
– non può intervenire sul calendario delle prenotazioni;
– non può accettare prenotazioni dirette o gestire contatti con ospiti in autonomia.

8.2 Accesso all’immobile

L’Unità Immobiliare deve essere sempre accessibile al Property Manager per attività operative, manutenzioni, controlli, ispezioni e gestione di eventuali emergenze.

8.3 Periodi di Indisponibilità (uso personale dell’immobile)

Il Proprietario può utilizzare l’Unità Immobiliare per uso personale o per l’ospitalità di familiari (“Periodo di Indisponibilità”), purché tale utilizzo sia compatibile con:

– la normale attività di locazione,
– la redditività dell’immobile,
– la sostenibilità operativa della gestione,
– l’organizzazione del Property Manager.

Prenotazioni ricevute dal Proprietario

Ogni richiesta di soggiorno ricevuta direttamente dal Proprietario — anche da conoscenti, amici o contatti personali — deve essere immediatamente inoltrata al Property Manager ed essere gestita secondo il presente contratto.
Non sono previsti compensi di gestione per i soggiorni di familiari stretti, purché comunicati preventivamente.

a) Compatibilità stagionale

Il Periodo di Indisponibilità deve essere proporzionato rispetto alla stagione di affitto.
Non sono ammesse richieste che sottraggano una quota rilevante dei periodi dell’anno in cui l’immobile genera la maggior parte dei ricavi, o che rendano non sostenibile l’attività di gestione.

b) Prenotazioni già confermate

Il Periodo di Indisponibilità non può comportare la modificazione o la cancellazione di prenotazioni già confermate.

c) Continuità operativa

La richiesta non deve:

– ostacolare la continuità del servizio,
– compromettere gli standard qualitativi,
– impedire al Property Manager di mantenere un calendario coerente con la gestione professionale dell’immobile.

d) Ripristino a carico del Proprietario

Al termine del Periodo di Indisponibilità, il Proprietario garantisce:
– pulizia completa,
– biancheria pulita,
– riordino e ripristino dotazioni,
– sostituzione di eventuali articoli mancanti,
– piena conformità agli standard operativi del Property Manager.

Eventuali interventi necessari per riportare l’immobile agli standard di gestione sono a esclusivo carico del Proprietario.

e) Tutela del Property Manager

Se la richiesta di Periodo di Indisponibilità — per durata o collocazione temporale — compromette la gestione, la redditività o la sostenibilità operativa dell’immobile, il Property Manager può:

– recedere dal contratto con preavviso di 30 giorni, senza penali;
oppure, nei casi di pregiudizio immediato (alta stagione, prenotazioni imminenti, eventi di rilevanza),
– recedere con effetto immediato, senza obbligo di preavviso e senza alcun indennizzo.

 

ART. 9 — GARANZIA “OSPITI FELICI 4,8”

Come indicato nel Contratto Breve.
(Questa clausola resta invariata).

 

ART. 10 — OBBLIGHI DEL PROPRIETARIO

Il Proprietario deve:

• garantire conformità urbanistica e impiantistica;

• mantenere attive utenze e servizi essenziali;

• assicurare accesso per pulizie, controlli e manutenzioni;

• rispettare dotazioni minime e standard richiesti;

• collaborare con il Property Manager per obblighi legali e fiscali;

• fornire tempestivamente dati per DAC7.

 

ART. 11 — RESPONSABILITÀ E MANLEVA

Il Property Manager non è responsabile per:

• danni causati dal Conduttore;

• difetti strutturali o impiantistici dell’immobile;

• problemi esterni non dipendenti dal Property Manager (rumori, lavori, ecc.).

Il Proprietario manleva il Property Manager da responsabilità derivanti da:

• difetti dell’immobile,

• omissioni documentali o fiscali,

• violazioni normative imputabili al Proprietario.

 

ART. 12 — DURATA, RECESSO, VENDITA DELL’IMMOBILE, RISOLUZIONE E PROPRIETÀ INTELLETTUALE

12.1 Durata e rinnovo

Il presente contratto ha durata di 12 mesi a decorrere dalla data indicata nel Contratto di Gestione Immobile.
Il contratto si rinnova automaticamente per ulteriori periodi annuali, salvo disdetta comunicata con preavviso di 3 mesi, tramite PEC o raccomandata A/R.

 

12.2 Decorrenza in caso di lavori o ristrutturazione

Se l’Unità Immobiliare è oggetto di lavori di ristrutturazione o allestimento iniziale, la decorrenza effettiva dei 12 mesi di gestione inizia solo dal giorno in cui il Proprietario consegna l’immobile ultimato, arredato e idoneo alla locazione.
Le Parti si scambiano tale data tramite email, che costituisce la decorrenza ufficiale della gestione.

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12.3 Divieto di recesso nei primi 12 mesi

Per assicurare il pieno raggiungimento degli obiettivi di qualità, reputazione e redditività programmati all’avvio della gestione, il Proprietario non può esercitare il recesso nei primi 12 mesi effettivi di gestione.

 

12.4 Penale per recesso anticipato nei primi 12 mesi

Se il Proprietario recede in violazione del divieto sopra indicato, è tenuto al pagamento di una penale pari a € 2.500,00 + IVA.

 

La penale è dovuta indipendentemente dal motivo del recesso (motivi personali, esigenze familiari, vendita dell’immobile, ripensamenti, ecc.) e deve essere versata entro 10 giorni dalla comunicazione di recesso.

La penale ha natura di indennizzo forfettario per il mancato utile, per i costi sostenuti e per la perdita di opportunità commerciali e non costituisce clausola penale a carattere punitivo.

 

12.5 Recesso ordinario del Proprietario (dopo i primi 12 mesi)

Dopo i primi 12 mesi di gestione, il Proprietario può recedere in qualsiasi momento con preavviso di 3 mesi, tramite PEC o raccomandata A/R.
Durante tale periodo gli annunci rimangono attivi e la gestione prosegue regolarmente.

 

12.6 Recesso immediato del Property Manager

Il Property Manager può recedere con effetto immediato, previa comunicazione scritta, in caso di:

a) mancato pagamento di somme dovute;
b) impedimento all’accesso dell’immobile;
c) violazione dell’esclusiva o interferenze nella gestione;
d) ostacoli alle attività operative o conflitti con il personale;
e) irregolarità fiscali, amministrative o documentali imputabili al Proprietario;
f) inidoneità dell’immobile alla locazione (difetti strutturali, pericoli, mancanza requisiti minimi);
g) mancata trasmissione dei dati obbligatori (incl. DAC7);
h) comportamenti del Proprietario che rendano impossibile o gravemente compromessa la gestione.

Il Property Manager conserva il diritto ai compensi maturati fino alla cessazione.

 

12.7 Immobile messo in vendita

Qualora il Proprietario decida di mettere in vendita l’Unità Immobiliare — e purché siano trascorsi i primi 12 mesi effettivi di gestione — le Parti si confronteranno per valutare insieme la soluzione più idonea, tra:

• proseguire la gestione regolare fino alla vendita;

• modificare l’operatività per conciliare gestione e visite;

• sospendere o cessare la gestione, qualora la vendita renda non conveniente o incompatibile la prosecuzione del rapporto.

Ogni decisione deve:

• essere condivisa tra le Parti;

• rispettare le prenotazioni confermate;

• non disturbare gli ospiti;

• non compromettere la reputazione online della struttura.

In caso di prosecuzione della gestione:

• le visite sono organizzate solo dal Property Manager;

• non possono avvenire in presenza di ospiti;

• devono rispettare fasce operative compatibili con check-in/check-out.

Il Proprietario deve informare potenziali acquirenti dell’esistenza del contratto e dell’obbligo di concordare eventuali subentri con il Property Manager.

 

12.8 Proprietà intellettuale degli annunci e dei contenuti

Tutti i materiali creati, elaborati o configurati da Bellucci & Torelli S.r.l. nell’ambito della gestione dell’Unità Immobiliare — inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• testi, descrizioni, titoli e copy degli annunci;

• fotografie non pagate dal Proprietario;

• video, reel e materiali multimediali;

• strategie di pricing, analisi e ottimizzazioni;

• configurazioni OTA, PMS e sistemi di messaggistica;

• traduzioni, formattazioni, layout, template;

• guide ospiti, documenti operativi e istruzioni;

• procedure interne, modelli gestionali e contenuti del Sistema Bellucci & Torelli;

sono e restano esclusiva proprietà intellettuale del Property Manager ai sensi della L. 633/1941.

Il Proprietario non può in alcun momento — né durante la gestione né dopo la cessazione — utilizzare, copiare, riprodurre o condividere tali materiali senza autorizzazione scritta, salvo quanto espressamente previsto per le fotografie.

Fotografie professionali

• Se il servizio fotografico è stato pagato dal Proprietario, le fotografie sono di sua proprietà e può utilizzarle liberamente.

• Se non è stato pagato dal Proprietario, le fotografie restano di proprietà del Property Manager e non possono essere utilizzate senza autorizzazione scritta.

Divieto di utilizzo dei contenuti del Property Manager

È vietato:

• copiare o riprodurre testi, descrizioni o copy;

• replicare strategie di prezzo o configurazioni OTA;

• utilizzare i contenuti per altri immobili o pubblicazioni;

• trasferire contenuti a terzi (es. altri PM, agenzie, portali);

• utilizzare i materiali dopo la cessazione del rapporto.

Qualunque utilizzo non autorizzato costituisce violazione della L. 633/1941 ed espone il Proprietario a responsabilità legali e risarcitorie.

 

12.9 — Cessazione del rapporto ed effetti finali

Alla cessazione, per recesso o risoluzione, si applicano le seguenti disposizioni:

Rimozione e disattivazione degli annunci

Il Property Manager:

• disattiva e rimuove tutti gli annunci dalle OTA e dai sistemi collegati;

• rimuove ogni contenuto digitale creato per l’immobile.

Utilizzo dei contenuti dopo la cessazione

Il Proprietario:

• può utilizzare solo le fotografie professionali da lui pagate;

• non può utilizzare: testi, descrizioni, copy, strategie, configurazioni, contenuti multimediali o qualsiasi materiale creato dal Property Manager.

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Effetti operativi

Alla cessazione:
a) viene redatta la rendicontazione finale;
b) il Proprietario deve garantire accesso all’immobile per verifiche e ritiro dotazioni;
c) restano dovuti compensi, costi e rimborsi maturati fino alla cessazione;
d) eventuali danni o ripristini residui sono a carico del Proprietario.

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ART. 13 — PRIVACY E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

13.1 Titolare e Responsabile del trattamento
Ai sensi del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003, il Proprietario agisce in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali dei Conduttori raccolti nell’ambito dei Contratti di Locazione.
Bellucci & Torelli S.r.l. agisce in qualità di Responsabile del trattamento, limitatamente alle attività delegate e necessarie alla gestione dell’immobile e all’adempimento degli obblighi di legge.

 

13.2 Finalità del trattamento
I dati personali dei Conduttori sono trattati esclusivamente per:
a) gestione delle prenotazioni;
b) adempimenti amministrativi, fiscali e contabili;
c) obblighi di pubblica sicurezza (inclusa la comunicazione tramite Portale Alloggiati Web);
d) esecuzione dei Contratti di Locazione e dei Servizi correlati;
e) gestione delle comunicazioni operative con gli ospiti.

 

13.3 Obblighi del Property Manager
In qualità di Responsabile del trattamento, Bellucci & Torelli S.r.l.:
– tratta i dati secondo istruzioni documentate del Proprietario;
– adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire riservatezza, integrità e sicurezza;
– non utilizza i dati per finalità proprie o ulteriori senza specifica autorizzazione;
– collabora con il Proprietario per l’adempimento degli obblighi previsti dal GDPR (tra cui esercizio dei diritti degli interessati);
– conserva i dati per il tempo necessario alle finalità della gestione.

 

13.4 Obblighi del Proprietario
Il Proprietario si impegna a:
– fornire ai Conduttori un’idonea informativa privacy conforme al GDPR;
– autorizzare il Property Manager al trattamento dei dati necessari;
– garantire che i dati trasmessi siano corretti, aggiornati e pertinenti;
– adempiere agli obblighi di legge connessi alla qualità di Titolare del trattamento.

 

13.5 Conservazione e sicurezza dei dati
I dati personali sono conservati su sistemi gestiti dal Property Manager o da suoi fornitori tecnici certificati, protetti da misure di sicurezza adeguate per prevenire perdita, accessi non autorizzati, divulgazioni o modifiche indebite.

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13.6 Comunicazioni a terzi
I dati possono essere comunicati a:
– autorità di pubblica sicurezza;
– amministrazioni pubbliche;
– fornitori di servizi tecnici e gestionali utilizzati dal Property Manager (PMS, OTA, gateway di pagamento), nei limiti delle finalità previste.
Non è previsto alcun trasferimento non autorizzato di dati a Paesi extra-UE.

 

13.7 Informative e accordi
Le Parti dichiarano di aver scambiato le rispettive informative e di aver stipulato, ove necessario, l’accordo di nomina del Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

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ART. 14 — FORO COMPETENTE

Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o validità del presente contratto e delle Condizioni Generali, è competente in via esclusiva il Foro di Modena, quale sede del Property Manager.

Resta fermo che, qualora il Proprietario rivesta la qualifica di consumatore ai sensi del D.Lgs. 206/2005, la competenza territoriale inderogabile è quella del foro del luogo di residenza o domicilio del consumatore, come previsto dalla normativa vigente.

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ART. 15 — COMUNICAZIONI

Tutte le comunicazioni tra le Parti inerenti all’esecuzione del presente contratto e delle Condizioni Generali devono essere effettuate per iscritto e saranno considerate valide se inviate a uno dei seguenti recapiti:

• PEC delle Parti;

• email ordinaria indicata nel Contratto di Gestione Immobile;

• indirizzo fisico (residenza/domicilio del Proprietario e sede legale del Property Manager) indicato nel Contratto di Gestione Immobile.

Le Parti si impegnano a comunicare tempestivamente eventuali variazioni dei propri recapiti.
In mancanza di tale comunicazione, ogni notifica inviata ai recapiti risultanti dal Contratto di Gestione Immobile si considera validamente effettuata.